O PREFEITO MUNICIPAL DE SÃO MATEUS, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o que dispõe o artigo 107, Item VI, da Lei nº. 001, de 05 de abril de 1990 - Lei Orgânica do Município de São Mateus, Estado do Espírito Santo. Decreta:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa do Sistema de Recursos Humanos – IN SRH n° 08/2019, que dispõe sobre os procedimentos administrativos para declaração de vacância de cargos nos casos de aposentadoria pelo Regime Geral da Previdência Social e pelo Regime Próprio da Previdência Social no âmbito da prefeitura de São Mateus-ES - Anexo Único do presente Decreto.
Art. 2º Caberá à Unidade Central de Controle Interno prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicabilidade dos dispositivos deste Decreto.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Gabinete do Prefeito Municipal de São Mateus, Estado do Espírito Santo, aos 17 (dezessete) dias do mês de dezembro (12) do ano de dois mil e dezenove (2019).
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de São Mateus.
ANEXO ÚNICO
Instrução normativa SRH nº. 008/2019 – Dispõe sobre os procedimentos para declaração de vacância de cargos nos casos de aposentadoria pelo regime geral da previdência social e pelo regime próprio da previdência social no âmbito da prefeitura municipal de São Mateus-ES, e estabelece outras providências.
Versão: 01
Aprovação em: 17/12/2019.
Ato de Aprovação: Decreto
Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração (SMAD).
Unidade Executora: Todas as Unidades Gestoras e a Autarquia Municipal – SAAE.
I – Finalidade
Esta Instrução Normativa tem por finalidade dispor sobre os procedimentos administrativos para declaração de vacância de cargos nos casos de aposentadoria pelo Regime Geral da Previdência Social e pelo Regime Próprio da Previdência Social no âmbito da prefeitura de São Mateus-ES.
Otimizar procedimentos administrativos do Poder Executivo, abrangendo todas as Unidades Gestoras e Autarquia Municipal; disciplinar normas do Departamento de Recursos Humanos; e estabelecer atividades mínimas a serem observadas, a fim de promover maior agilidade, transparência, eficiência e eficácia quanto ao cumprimento das ações.
II – Abrangência
Esta Instrução Normativa abrange todas as Unidades Gestoras e Autarquia Municipal, bem como demais órgãos integrantes da estrutura organizacional do Poder Executivo Municipal.
III – Conceitos
Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
3.1 Cargo Efetivo: trata-se do conjunto de atribuições, deveres e responsabilidades específicas definidas no Estatuto dos Servidores Públicos do Município de São Mateus-ES cometidas a um servidor aprovado por meio de concurso público de provas ou de provas e títulos.
3.2 CPD - Centro de Processamento de Dados: é o Departamento responsável pelo controle e manutenção do banco de dados dos servidores da Prefeitura Municipal de São Mateus-ES, bem como, o processamento mensal da Folha de Pagamento.
3.3 Filiado: é aquele que se relaciona com a Previdência Social na qualidade de segurado obrigatório ou facultativo, mediante contribuição;
3.4 Protocolo Geral Municipal: é o Departamento responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.
3.5 Regime Geral da Previdência Social (RGPS): Conjunto de regras que estabelecem os direitos e deveres relacionados ao regime público de previdência social no Brasil.
3.6 Regime Próprio de Previdência Social dos Servidores Públicos do Município de São Mateus-ES, em extinção (RPPS São Mateus, em extinção): é o regime de previdência, estabelecido no âmbito do Município de São Mateus-ES, assegurado por Lei, e em extinção desde a publicação da LC Municipal nº 017/2005;
3.7 Servidor efetivo: servidor público titular de cargo efetivo é aquele investido em cargo público, mediante prévia aprovação em concurso público, submetido ao regime estatutário;
3.8 Servidor estável: servidor público civil dos órgãos da estrutura organizacional do Poder Executivo, do Poder Legislativo, das entidades da Administração Indireta, em exercício na data da promulgação da Constituição Federal, há pelo menos cinco anos continuados, e que não tenham sido admitidos na forma regulada no art. 37, da CF/88, são considerados estáveis no serviço público;
3.9 Segurado: Pessoa física que contribui, compulsoriamente, com o RPPS São Mateus, em extinção, ou RGPS tendo em contrapartida direito a gozar dos benefícios conferidos pelo sistema previdenciário, variáveis qualitativa e quantitativamente, conforme a espécie de segurado a que corresponda à situação jurídica;
3.10 Tempo de Efetivo Exercício no Serviço Público: trata-se do tempo de exercício de cargo, função ou emprego público, ainda que descontínuo, na Administração direta, indireta, autárquica, ou fundacional de qualquer dos entes federativos;
3.11 Unidade Responsável: refere-se ao Departamento de Recurso Humano de cada Unidade Executora.
3.12 Unidades Executoras: todas as Secretarias Municipais, Procuradoria, Controladoria e Superintendência da Prefeitura de São Mateus, bem como as diversas Unidades da estrutura organizacional sujeitas às rotinas de trabalho e aos procedimentos de controle estabelecidos nesta Instrução Normativa.
3.13 Vacância: é o cargo vago ou desocupado decorrente do rompimento do vínculo jurídico entre o servidor e a administração.
IV – Base legal e regulamentar
A Normativa que se apresenta vem disciplinar os procedimentos administrativos para declaração de vacância de cargos nos casos de aposentadoria pelo Regime Geral da Previdência Social e pelo Regime Próprio da Previdência Social no âmbito da prefeitura de São Mateus-ES, com amparo na:
4.1 Constituição da República Federativa do Brasil, art. 37, §§ 10 e 14 da CF/88.
4.2. Lei Orgânica Municipal - Artigo 107, Inciso IX, 05 de abril de 1990.
4.3 Lei Municipal Nº. 237/1992 – Art. 48, inciso IV do Estatuto dos Servidores da Administração Pública Direta, das Autarquias e das Funções Públicas do Municipio de São Mateus – ES.
4.4 Parecer em consulta nº 031/2013 Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;
4.5 Parecer consulta nº 15/2015 Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;
4.6 Parecer Consulta nº 021/2016 Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;
4.7 Orientação Técnica de Consulta nº 45/2015 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;
4.8 Demais leis aprovadas que tratam do assunto.
V – Procedimentos
5.1 É responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos da Secretaria Municipal de Administração:
5.1.1 Realizar recadastramento anual dos servidores públicos municipais ativos, constando registro das alterações da vida funcional e de sua condição civil;
5.1.2 Realizar recadastramento anual dos servidores públicos municipais inativos, quando aposentados pelo Regime Próprio da Previdência Social;
5.1.3 Realizar bimestralmente pesquisa junto Instituto Nacional de Previdência Social sobre a condição do servidor filiado;
5.1.4 Comunicar ao Secretário de Administração e Recursos Humanos os casos em que identificar a incidência de aposentadoria do servidor, para que seja providência imediata declaração de vacância do(s) cargo(s) público(s) ocupado(s).
5.2 É responsabilidade do Secretário Municipal de Administração:
5.2.1 Realizar o planejamento dos meios necessários ao recadastramento anual dos servidores;
5.2.2 Elaborar documentos necessários ao recadastramento, incluindo termos de declaração de não aposentado, quando se tratar de servidor ativo;
5.2.3 Comunicar ao servidor o desligamento decorrente da vacância do cargo por aposentadoria, quando identificada pela administração;
5.2.4 Formalizar à Secretaria Municipal de Gabinete a expedição de Decreto de Vacância de cargo, por meio do Protocolo Geral Municipal, com todas as informações necessárias a identificação do servidor e sua vida funcional, e informação oficial do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS.
5.2.5 Promover a divulgação e implementação dessa Instrução Normativa, nas Unidades Executoras mantendo-a atualizada, orientando as áreas executoras e supervisionar sua aplicação.
5.2.6 Promover discussões técnicas com as Unidades Executoras e com a unidade responsável pelo Sistema de Controle Interno, caso haja necessidade, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão.
5.3 É responsabilidade das Unidades Executoras (todos ordenadores de despesas):
5.3.1 As Unidades Executoras fiscalizarão a manutenção de atualização das fichas funcionais dos servidores em decorrência das alterações constantes da sua condição civil e funcional, por meio do recadastramento anual do servidor;
5.3.2 Deverá fiscalizar se consta na ficha do servidor informação do tipo de vinculação, se filiado ao Instituto Nacional de Previdência Social INSS, ou ao Regime Próprio da Previdência Social;
5.3.3 Anualmente, as Unidades Gestoras farão mapeamento da localização dos servidores, bem como, mapeamento e controle das cessões e afastamentos concedidos;
5.3.4 Qualquer alteração da vida funcional do servidor deverá obrigatoriamente ser informada à Secretaria Municipal de Administração, para inclusão dos dados no sistema, na ficha e na pasta funcional do servidor;
5.3.5 É de responsabilidade do Secretário responsável por cada Unidade Executora ter conhecimento da situação funcional de seus servidores.
5.3.6 Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da Unidade e da Prefeitura Municipal velando pelo fiel cumprimento da mesma;
5.3.7 Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações;
5.3.8 Guardar sigilo sobre dados e informações obtidas em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios.
5.4 É responsabilidade dos Servidores Públicos Municipais:
5.4.1 Proceder ao recadastramento anual, concedendo as informações e documentos necessários para lançamento na ficha funcional;
5.4.2 Manter atualizada suas informações sempre que houver alteração da sua vida funcional ou situação civil, para fins de registro, prestando informações imediatamente quando a alteração ocorrer, independentemente do período de recadastramento;
5.4.3 Assinar termos de declaração quando necessário, se responsabilizando pela veracidade das informações prestadas;
5.4.4 Tomar conhecimento das normas que tratam dos procedimentos quando à regularização de sua vida funcional, incluindo esta Instrução Normativa e suas possíveis alterações;
5.4.5 Comunicar imediatamente ao Departamento de Recursos Humanos quando do deferimento pelo INSS de concessão de aposentadoria, sob pena de responder administrativamente em caso de desídia, inclusive com possível ressarcimento ao erário;
5.4.6 Responder administrativamente quando deixar de prestar informações necessárias ao bom andamento dos procedimentos administrativos, podendo inclusive ser penalizado a ressarcir os cofres públicos caso constatado dano ao erário.
5.5. É responsabilidade da Unidade Responsável pelo Sistema de Controle Interno:
5.5.1 Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle.
5.5.2 Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle, através da atividade de auditoria interna, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.
5.5.3 Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitudes de independência, serenidade e imparcialidade;
5.5.4 Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.
VI – Considerações Finais
6.1 Ficará a cargo da Unidade Responsável as atualizações e alterações desta Instrução Normativa, sempre que fatores organizacionais legais ou técnicos assim o exigirem.
6.2 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade Responsável.
6.3 O Controle Interno do Município, por sua vez, através de procedimentos de controle previstos no Plano Anual de Auditoria, aferirá a fiel observância dos dispositivos desta Instrução Normativa, a serem cumpridas pela Unidade Responsável e pelas Unidades Executoras da estrutura administrativa do Município de São Mateus-ES.
6.4 Todos os servidores das Unidades Executoras deverão cumprir as determinações e atender aos dispositivos constantes nesta Instrução Normativa. O servidor público que descumprir as disposições desta Instrução Normativa ficará sujeito à instauração de processo administrativo para apurar responsabilidades.
6.5 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.
São Mateus-ES, 17 de dezembro de 2019.